DSGVO-Setup & EU-Hosting

KI-Telefonassistent
für Ihr Unternehmen

Unser KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, stellt die richtigen Fragen, qualifiziert Anliegen und führt Aktionen wie Terminbuchung, Ticketanlage oder Weiterleitung an weitere KI-Agenten oder den Menschen aus.

Warum ein KI-Telefonassistent?

Jede Warteschleife kostet Vertrauen und jeder verpasste Anruf kann Umsatz kosten. Ein KI-Telefonassistent sorgt dafür, dass Anliegen sofort angenommen, sauber erfasst und korrekt weitergeleitet werden.

Typische Probleme

Verpasste Anrufe bei hoher Auslastung
oder außerhalb der Zeiten
Zu viele Standardanfragen im Support
(Status, Öffnungszeiten, Termine, FAQs)
Leads gehen verloren, weil Rückfragen fehlen
(Budget, Dringlichkeit, Standort, Leistung)
Team wird aus dem Fokus gerissen:
ständige Unterbrechungen

KI-Telefonassistent

Wichtig: Ein KI-Telefonassistent ersetzt nicht „Ihr Team“. Er übernimmt die repetitiven Teile, filtert und priorisiert. Ihr Team gewinnt Fokuszeit für die Fälle, die wirklich Expertise brauchen.

So funktioniert ein KI-Telefonassistent

Der KI-Telefon Agent folgt einem klaren Ablauf: verstehen → klären → handeln → dokumentieren. Das macht ihn zuverlässig im Alltag und gut steuerbar.

1 Anruf annehmen & begrüßen

Der Agent meldet sich im Namen Ihres Unternehmens und erkennt den Gesprächszweck (z. B. Termin, Support, Anfrage, Rückruf).

2 Anliegen verstehen & Rückfragen stellen

Gezielte Fragen sammeln die Informationen, die Ihr Prozess braucht: Kontaktdaten, Dringlichkeit, Leistungswunsch, relevante Details.

3 Aktionen ausführen

Je nach Use Case: Termin buchen, Ticket anlegen, E-Mail bestätigen, CRM aktualisieren, Rückrufauftrag erstellen.

4 Übergabe an Menschen (Human Handoff)

Wenn nötig: Live-Weiterleitung oder Rückruf inklusive Übergabe der gesammelten Infos, damit Ihr Team sofort starten kann.

5 Zusammenfassen & dokumentieren

Am Ende steht ein strukturierter Datensatz: Gesprächszweck, Antworten, nächste Schritte – perfekt für CRM/Ticketing.

Vorteile - konkret und messbar

Der größte Effekt entsteht nicht durch „KI“, sondern durch saubere Prozesse: Der Agent standardisiert Gespräche, erfasst Daten zuverlässig und entlastet Ihr Team.

Mehr Umsatz Chancen

Weniger verpasste Anrufe, bessere Lead-Qualifizierung und schnelleres Routing an die richtigen Ansprechpartner.

Typischer Effekt: weniger Lead-Verluste durch Rückfragen & Erreichbarkeit.

Entlastung im Support

Standardfälle (Status, Termine, FAQs) werden automatisiert aufgenommen oder gelöst. Ihr Team fokussiert sich auf komplexe Themen.

Typischer Effekt: weniger Unterbrechungen, schnellere Erstreaktion.

Bessere Datenqualität

Strukturierte Gesprächsnotizen, Pflichtfelder, Validierungen, sauber als datengenaue Vorqualifizierung

Typischer Effekt: weniger Rückfragen intern, mehr Klarheit im Prozess.

Praxis-Logik: Wenn ein Mensch am Telefon „improvisiert“, entstehen Lücken. Ein Voice Agent führt konsequent durch den Gesprächspfad – genau das macht den Prozess skalierbar.

Use Cases für KI-Telefonassistenten

Die häufigsten Szenarien, in denen ein Voice Agent sofort Mehrwert bringt unabhängig von Branche.

Terminvereinbarung

Der Agent klärt Anliegen, schlägt freie Slots vor, bucht Termine und versendet Bestätigungen.

Lead-Qualifizierung

Erfasst Kontaktdaten und qualifiziert nach Kriterien (Bedarf, Dringlichkeit, Budget, Rahmenbedingungen).

Support-Erstkontakt

Der Agent nimmt Störungen/Anfragen strukturiert auf und erstellt automatisch Tickets mit allen Pflichtinfos.

Rückruf-Management

Erfasst Rückrufgründe und priorisiert. Ihr Team ruft vorbereitet zurück mit Zusammenfassung.

Angebotsanfragen

Stellt die richtigen Fragen und sammelt Daten für ein Angebot (Umfang, Ort, Timing, Kontakt, Extras).

Notdienst / Priorisierung

Dringlichkeit prüfen, Informationen aufnehmen, Sofort-Weiterleitung oder Eskalation nach Regelwerk.

Sie haben einen bestimmen Use Case?

Wie wird ein KI-Telefonassistent implementiert?

Unser Fokus: schnelle Ergebnisse, saubere Prozesse, messbarer Effekt. Deshalb starten wir mit einem Pilot und optimieren iterativ.

Bedarfsanalyse

STEP 1

Prozesslogik

STEP 2

Integration

STEP 3

Test & Feinschliff

STEP 4

Go-Live

STEP 5

Datenschutz & Sicherheit

Vertrauen entsteht durch klare Regeln. Deshalb bauen wir KI-Telefonassistenten so, dass Sie Kontrolle über Daten, Zugriff und Aufbewahrung behalten.

Prinzipien

Datenminimierung: nur Informationen, die Ihr Prozess wirklich braucht
Transparenz: klare Gesprächslogik + definierte Datenerfassung
Kontrolle: Rollen/Zugriffe, Protokollierung, Aufbewahrungs- & Löschkonzept
Human Handoff: sichere Übergabe an Mitarbeitende statt „KI rät herum“

Umsetzung

Häufige Fragen

Alles Wichtige zu Ablauf, Systemintegration und DSGVO auf einen Blick.

Was ist ein KI-Telefonassistent (Voice Agent)?

Ein KI-Telefonassistent ist ein sprachbasierter Agent, der Anrufe automatisch annimmt, das Anliegen versteht, Rückfragen stellt und definierte Aktionen ausführt z. B. Terminbuchung, Ticketanlage, Lead-Qualifizierung oder Weiterleitung an Mitarbeitende.

Welche Aufgaben kann der KI-Telefon Agent übernehmen?

Typische Aufgaben sind: Anrufannahme, Terminierung, Rückrufmanagement, Lead-Vorqualifizierung, Support-Erstkontakt, Ticketanlage, Statusauskünfte (je nach Datenlage) sowie das Sammeln und Strukturieren von Informationen für Ihr Team.

Kann der KI-Telefonassistent Termine direkt eintragen?

Ja, wenn ein Kalender angebunden ist. Der Agent kann freie Zeiten prüfen, Termine buchen, bestätigen und bei Bedarf Informationen wie Anliegen, Ansprechpartner oder Standort mitschreiben.

Wie funktioniert die Übergabe an einen Mitarbeiter?

Bei komplexen oder sensiblen Fällen kann der Agent live weiterleiten oder einen Rückruf auslösen. Wichtig: Ihr Team erhält die bereits erfassten Informationen als Zusammenfassung, damit der Übergang reibungslos ist.

Ist das DSGVO-konform?

Wir konzipieren den KI-Telefon Agent nach DSGVO-Prinzipien: Datenminimierung, klare Zwecke, Rollen/Zugriffe sowie passende vertragliche Grundlagen. Die genaue Ausgestaltung hängt von Use Case und Integrationen ab

Können Gesprächsnotizen automatisch hinterlegt werden?

Ja, der Agent schreibt strukturierte Notizen (z. B. Anliegen, Antworten, nächste Schritte) und kann Felder wie Kontakt, Status oder Priorität automatisch setzen.

Wie lange dauert die Implementierung?

Das hängt vom Use Case und den Integrationen ab. In vielen Projekten starten wir mit einem Piloten in etwa 3 Wochen (klarer Scope, schnelle Ergebnisse) und erweitern danach um weitere Gesprächsflüsse und Automationen.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Die Kosten hängen von Komplexität, Anrufvolumen, Integrationen und Anforderungen an Datenschutz/Hosting ab. Sinnvoll ist ein Pilot-Setup mit klar definiertem Anwendungsfall, das anschließend erweitert wird.

Für welche Branchen ist ein KI-Telefon Agent sinnvoll?

Besonders sinnvoll ist es überall dort, wo viele wiederkehrende Telefonanfragen auftreten, z. B. Dienstleister, Gesundheits-/Terminbetriebe, Handwerk, Immobilien, Beratung, Support-Teams oder Agenturen.

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